Kada netko napušta vašu organizaciju, znate li prave stvari koje treba reći i učiniti kako biste mu pružili dobar dojam unatoč tome što odlazi?

Izlazni intervjui su sastanci koji se vode između zaposlenika na odlasku i (najčešće) člana HR-a. Svrha izlaznog intervjua je prikupiti povratne informacije od zaposlenika o njihovim razlozima odlaska, njihovom iskustvu rada za tvrtku i svim prijedlozima koje mogu imati za poboljšanje.

Izlazni intervjui ključni su dio kulture tvrtke jer pružaju vrijedan uvid u razloge zašto zaposlenik odlazi i identificiraju moguće probleme unutar organizacije. Na taj način tvrtke mogu poduzeti korake kako bi zadržale zaposlenike, riješile brojne probleme zbog kojih zaposlenici mogu otići i poboljšale cjelokupnu kulturu tvrtke.

Treba imati na umu kako je trošak zamjene dobrog zaposlenika mnogostruko veći od troška njegovog zadržavanja. Prema studiji SHRM-a, trošak zamjene zaposlenika može biti i do 90-200% njegove godišnje plaće.

Provođenjem izlaznih intervjua tvrtka pokazuje da cijene mišljenje i povratne informacije svojih zaposlenika, što može pomoći u poboljšanju morala i angažmana među preostalim zaposlenicima.

Na ovaj način možete izgraditi kulturu napretka, otvorene komunikacije, povjerenja i transparentnosti, što će dovesti do većeg zadovoljstva, zadržavanja i angažmana zaposlenika.

Prednosti izlaznih intervjua:

     • Zadržavanje zaposlenika

     • Identificiranje problema unutar tvrtke

     • Prikupljanje povratnih informacija i prijedloga

     • Poboljšanje kulture tvrtke

Samo 29% organizacija ima formalni proces izlaska.*

Za pripremu izlaznog intervjua potrebno je poduzeti sljedeće korake:

    ♦  Planiranje vremena i mjesta - odredite prikladno vrijeme i mjesto za izlazni intervju. Pobrinite se da to bude neutralan prostor gdje zaposlenik može osjetiti udobnost i privatnost kako bi otvoreno podijelio svoje misli i osjećaje.

    ♦  Proučavanje dosjea zaposlenika - proučite radnu povijest zaposlenika u tvrtki, uključujući njihove postignuća, ocjene učinka i povijest razvoja karijere. To će vam pomoći da bolje razumijete njihovu poziciju i moguće razloge odlaska.

    ♦  Sastavljanje popisa pitanja - pripremite popis pitanja koje želite postaviti zaposleniku tijekom izlaznog intervjua. Pitanja trebaju biti otvorenog tipa kako bi zaposlenik mogao iznijeti svoje mišljenje i osjećaje. Pitanja se mogu odnositi na: razloge odlaska, mišljenje o nadređenom i kolegama, kakvo je ukupno iskustvo rada u tvrtki, što ih je moglo motivirati, što može bolje ili kako ubuduće zadržati zaposlenike poput njih.

    ♦  Priprema za prikupljanje povratnih informacija - uzmite u obzir da povratne informacije mogu biti pozitivne, negativne ili konstruktivne. Budite spremni slušati i ne prekidati zaposlenika dok iznosi svoje mišljenje. Budite spremni i usmjeravati razgovor prema važnim temama ako zaposlenik skrene s teme ili postane emocionalan. Imajte na umu da je cilj izlaznog intervjua prikupiti korisne informacije koje će tvrtka moći iskoristiti za poboljšanje.

    ♦  Empatija, profesionalnost, povjerljivost -pristupite izlaznom intervjuu s empatijom i profesionalnošću. Pokažite zaposleniku da vam je stalo do njegovog mišljenja i osjećaja te da ste spremni pomoći u njegovom prijelazu. Ako zaposlenik podijeli osjetljive informacije, poštujte njegovu privatnost i povjerljivost. Ne dijelite te informacije s drugima osim ako to nije neophodno za rješavanje problema unutar tvrtke ili niste dobili odobrenje.

DODATNI SAVJET!

Jedan dio zaposlenika se ne osjeća ugodno govoriti o problemima zbog kojih odlazi, te uključite u proces izlaska i opciju da na navedena pitanja zaposlenik odgovara kroz online anketu, a zatim ga pozovete za eventualna dodatna pojašnjenja. Brojni ljudi ne žele nekoga naljutiti ili otići kao negativci, a njihov input bi bio iznimno koristan.

Izlazni intervjui (ili ankete) nude niz prednosti za kulturu tvrtke, uključujući bolje razumijevanje razloga odlaska zaposlenika, identifikaciju problema unutar organizacije, prikupljanje povratnih informacija i prijedloga te priliku za poboljšanje kulture tvrtke.

Kroz izlazne intervjue tvrtke mogu izgraditi kulturu otvorene komunikacije, povjerenja i transparentnosti, što dovodi do većeg zadovoljstva, zadržavanja i angažmana zaposlenika.

Ako već nemate formalni proces izlaznih intervjua u svojoj tvrtki, sada je pravo vrijeme da ga uvedete. Uključite ključne dionike u razvoj strategije i postupka za izlazne intervjue te osigurajte potrebnu edukaciju i podršku za one koji će ih provoditi. Na taj način možete osigurati da vaša tvrtka iskoristi prednosti izlaznih intervjua, ojača kulturu tvrtke i stvori okruženje u kojem zaposlenici žele ostati, rasti i razvijati se.

_{*prema istraživanju Aberdeen Group-a.}